Privacy- en beveiligingsbeleid

Privacybeleid – EditBook.ai (Emendara)
Laatst bijgewerkt: 1 januari 2026
Bedrijfsnaam: EditBook.ai (Emendara)
Vestigingsplaats: Ede, Nederland
KvK-nummer: 99114720
BTW: NL868805750B01
Toepasselijk recht: AVG & Nederlandse privacywetgeving

1. Inleiding

Uw privacy is belangrijk voor ons. In dit Privacybeleid leggen wij uit hoe EditBook.ai (Emendara) persoonsgegevens en geüploade manuscripten verzamelt, gebruikt, opslaat en beveiligt wanneer u onze diensten gebruikt.

Wij handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse privacywetgeving. Door gebruik te maken van onze diensten, gaat u akkoord met dit Privacybeleid.

2. Welke gegevens wij verzamelen

Wij verzamelen alleen gegevens die nodig zijn om de Dienst te kunnen leveren en beveiligen.

a) Manuscript- en projectgegevens

• Manuscripten of andere bestanden (zoals DOCX, PDF, TXT) die u uploadt voor analyse, redactie, vertaling, generatie of aanverwante AI-taken.
• Projectmetadata zoals projectnaam, beschrijving, referentie-ID en instellingen.
• Versiegeschiedenis en resultaten die door de Dienst worden gegenereerd.

b) Account- en contactgegevens

• Naam en e-mailadres voor het aanmaken van een account.
• Optionele contactgegevens van auteurs of samenwerkers.
• Facturatie- en betalingsgegevens die worden verwerkt door Stripe Payments Europe Ltd.

c) Technische en operationele gegevens

• IP-adres, browser- en apparaatinformatie voor beveiliging en foutlogging.
• Operationele logs voor betrouwbaarheid, beveiligingsbewaking en audits.
• Authenticatie- en sessietokens voor veilige login (met optionele twee-factorauthenticatie).

Wij verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheids- of biometrische gegevens).

3. Waarom wij uw gegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• de Dienst te leveren (analyse-, redactie-, vertaal- en generatietaken);
• accounts, facturatie en betalingen te beheren;
• contact met u op te nemen of ondersteuning te bieden wanneer u dat vraagt;
• te voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen;
• misbruik te detecteren, het platform te beschermen en de beveiliging te waarborgen.

Wij gebruiken uw manuscripten of persoonsgegevens niet voor reclame, profilering of AI-training.

Rechtsgrondslag voor verwerking

• de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst met u (art. 6 lid 1 sub b AVG);
• de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG); of
• de verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienstverlening (art. 6 lid 1 sub f AVG).

4. Hoe wij uw gegevens beschermen

• Versleuteling: overdracht via TLS 1.2+; opslag met sterke versleuteling (AES-256 of gelijkwaardig).
• Opslag: Primaire opslag van manuscripten en gebruikersbestanden vindt uitsluitend plaats in datacenters binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
• AI-verwerking: Standaard omvat AI-verwerking het verzenden van tekstgegevens naar wereldwijde providers (voornamelijk VS). Gebruikers kunnen projecten configureren naar "EU-Only Modus", in welk geval gegevens de EER niet verlaten voor AI-verwerking.
• Netwerk: Ons netwerkverkeer en de beveiliging worden afgehandeld door Cloudflare, dat een wereldwijde infrastructuur beheert onder een AVG-conforme verwerkersovereenkomst.
• Toegangsbeheer: toegang tot manuscripten is beperkt tot geauthenticeerde gebruikers binnen uw account.
• Verwijdering door gebruiker: u kunt manuscripten op elk moment verwijderen. Actieve kopieën worden direct verwijderd; back-ups worden binnen 30 dagen vernietigd.

5. Gegevensdeling en subverwerkers

Wij verkopen of verhuren geen manuscripten of persoonsgegevens en delen deze niet voor marketing- of profileringsdoeleinden. Wij delen gegevens uitsluitend met betrouwbare subverwerkers die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Dienst:

• Cloudinfrastructuur & Opslag: Google Cloud (EER-datacenters)
• AI Model Providers: OpenAI, Google Vertex AI, of vergelijkbaar. Verwerking vindt plaats in de VS (Standaard) of EER (EU-Only modus).
• Netwerk en beveiliging: Cloudflare, Inc. (Wereldwijd)
• Betalingen: Stripe Payments Europe Ltd.
• E-mailverzending: Zoho ZeptoMail

Alle subverwerkers werken onder goedgekeurde AVG-waarborgen, zoals het EU-US Data Privacy Framework (DPF) of Standard Contractual Clauses (SCC's).

6. Bewaartermijnen

• Manuscripten en gegenereerde inhoud: bewaard tot u ze verwijdert. Verwijderde gegevens worden onmiddellijk uit de actieve omgeving verwijderd en binnen 30 dagen uit back-ups gewist.
• Accountgegevens: bewaard zolang het account actief is en daarna alleen indien wettelijk vereist (bijv. voor audit of administratie).
• Facturatiegegevens: maximaal 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Operationele logs: bewaard voor een beperkte periode passend bij beveiligings- en nalevingsdoeleinden.

EditBook.ai (Emendara) verwijdert projecten of manuscripten niet automatisch, tenzij het account wordt beëindigd wegens langdurige inactiviteit (zie Algemene Voorwaarden).

7. Uw rechten onder de AVG

• U heeft het recht uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen, over te dragen of de verwerking te beperken.
• U kunt manuscripten direct in het platform verwijderen of contact opnemen via [email protected].
• Wij reageren binnen 30 dagen. U kunt tevens een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Cookies, Analytics & Toestemming

• Essentiële Cookies: Wij gebruiken noodzakelijke cookies voor veilig inloggen, CSRF-bescherming en taalvoorkeuren. Hiervoor is geen toestemming vereist.
• Analytics (Optioneel): Met uw toestemming gebruiken wij analytische cookies om websitegebruik te begrijpen en te verbeteren. Deze worden alleen geplaatst als u ze accepteert via onze Cookiebanner.
• Beheer: U kunt uw toestemming op elk moment intrekken of wijzigen via de link "Cookie-instellingen" op onze website.
• Geen Tracking door derden: Wij gebruiken geen marketing- of advertentiepixels die u over andere websites volgen.

9. Internationale doorgifte

Hoewel de primaire opslag in de EER plaatsvindt, omvat het gebruik van AI-diensten (standaard) de doorgifte van gegevens naar de Verenigde Staten. Deze doorgiften zijn toegestaan onder de AVG omdat onze providers (bijv. Google, OpenAI) gecertificeerd zijn onder het EU-US Data Privacy Framework (DPF), wat een adequaat beschermingsniveau waarborgt. Waar de DPF niet van toepassing is, vertrouwen wij op Standard Contractual Clauses (SCC's). Gebruikers die internationale doorgifte willen vermijden, kunnen "EU-Only Modus" selecteren in hun projectinstellingen.

10. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit beleid aanpassen aan wijzigingen in wetgeving of dienstverlening. Belangrijke wijzigingen worden aangekondigd op onze website of per e-mail. De meest recente versie is altijd beschikbaar op www.editbook.ai/privacy.

11. Contact

📧 [email protected]
📍 EditBook.ai (Emendara), Ede, Nederland

Laatst bijgewerkt: 1 januari 2026